Perguntas
frequentes.

O EsteticFlow é um sistema de gestão operacional desenvolvido exclusivamente para clínicas de estética. Ele reúne em uma única plataforma: agenda Kanban, CRM de recorrência de clientes, registro de atendimentos, controle de custos operacionais, estoque de materiais, relatórios financeiros, dashboard gerencial e módulo de relacionamento via WhatsApp.

O EsteticFlow foi criado para esteticistas, proprietários de clínicas de estética, spas e centros de beleza que buscam organizar e crescer o negócio de forma previsível. É ideal para quem trabalha com recorrência de clientes (procedimentos que exigem retornos periódicos) e quer ter visibilidade real sobre faturamento, custos e margem de lucro.

Não. O EsteticFlow é um sistema web — funciona diretamente no navegador (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Basta acessar pelo computador, tablet ou celular. Não há aplicativo para baixar nem instalação necessária.

Sim. A interface é responsiva e funciona em smartphones e tablets. A navegação lateral se transforma em um menu hambúrguer em telas pequenas. Recomendamos o uso em computador ou tablet para aproveitar melhor o dashboard e a agenda Kanban.

Não. Todos os planos permitem cadastrar clientes, criar agendamentos e registrar atendimentos sem limite de quantidade. Não há restrição de volume de dados.

Não. O EsteticFlow é um sistema web e requer conexão com a internet para funcionar. Todos os dados são processados e armazenados nos servidores em nuvem — não há versão offline.

Sim. Na aba Assinatura você pode migrar entre planos a qualquer momento. Ao trocar de plano o Mercado Pago abre a confirmação da nova recorrência. Todos os seus dados (clientes, agenda, atendimentos, custos e relatórios) são preservados na mudança.

Ao cancelar a assinatura, seu acesso permanece ativo até a data de validade do período contratado. Após essa data a conta é bloqueada, mas nenhum dado é excluído automaticamente. Para solicitar a exclusão definitiva dos dados, entre em contato com o suporte.

Sim. Basta acessar a aba Assinatura, escolher um plano e cadastrar o cartão novamente. Todos os dados anteriores (clientes, histórico, configurações) são restaurados automaticamente.

Sim. O Canal Direto (mensagens diretas com a equipe EsteticFlow) e a Comunidade (fórum entre proprietárias de clínicas) estão disponíveis em todos os planos — Essencial, Profissional, Crescimento, Controle Total e AURA IA — sem custo adicional.

Sim, em todos os planos. Quando uma esteticista adiciona um produto consumido durante o atendimento (na Comanda), o estoque é debitado automaticamente via trigger de banco. O histórico fica registrado em movimentações com tipo (compra, uso em atendimento, ajuste manual, correção). Banner alerta quando produto fica abaixo do estoque mínimo configurado.

Durante o atendimento, com o status "Em atendimento", a esteticista abre a Comanda — uma view dedicada onde adiciona serviços extras + produtos consumidos com total ao vivo, aplica desconto manual e finaliza com 1 toque (cria treatment + abre pagamento). Recurso disponível em todos os planos.

Sim. Ao fazer upgrade, você passa imediatamente a ter acesso aos novos recursos e o valor proporcional é cobrado na próxima fatura. Em downgrade, o novo valor entra em vigor no próximo ciclo (não há cobrança extra). Não há fidelidade — pode cancelar a qualquer momento via Configurações → Cobrança.

A Agenda Kanban organiza os agendamentos em colunas por status: Agendado, Confirmado, Em atendimento, Concluído, Reagendar e Cancelado. Você pode arrastar e soltar os cards para mover agendamentos entre status, atualizando o fluxo em tempo real.

Sim. A agenda tem dois modos de visualização: Kanban (padrão) e Calendário. No modo calendário os agendamentos aparecem organizados por dia e horário em uma grade mensal ou semanal.

Clique em 'Novo agendamento' (disponível na topbar e no menu lateral). Selecione o cliente, o procedimento, a data, o horário e o valor esperado. O agendamento é criado no status 'Agendado' e aparece imediatamente na agenda.

Sim. Cada agendamento tem campos de nota rápida (visível no card da agenda) e nota interna (detalhes operacionais não mostrados ao cliente). Ambos podem ser editados a qualquer momento.

Ao marcar um agendamento como 'Concluído' ou usando o botão 'Converter em atendimento' na página do agendamento, o sistema cria automaticamente um registro de atendimento com os procedimentos, valores e data correspondentes. As métricas do cliente (LTV, visitas, status de recorrência) são recalculadas automaticamente.

Na página do agendamento, você pode alterar a data/horário, mudar o status para 'Reagendar' ou 'Cancelado'. Agendamentos já convertidos em atendimento não podem ser excluídos diretamente — é necessário excluir o atendimento gerado primeiro.

O EsteticFlow analisa automaticamente o comportamento de retorno de cada cliente e classifica em 4 status: Ativo, Pronto para retorno, Em risco e Inativo. A classificação é baseada no intervalo ideal de retorno do procedimento realizado e nos dias desde a última visita.

O cliente está na janela ideal para agendar o próximo retorno — o intervalo desde a última visita está se aproximando ou chegando ao prazo recomendado pelo procedimento. É o momento certo para entrar em contato e oferecer um novo agendamento.

O cliente passou do prazo ideal de retorno (mas ainda dentro da margem de graça). Se não retornar em breve, será classificado como Inativo. Clientes em risco aparecem no módulo de Relacionamento para contato prioritário.

Cliente inativo é aquele que ultrapassou o prazo ideal de retorno e a margem de tolerância configurada. Ele está em risco de abandono. O EsteticFlow gera alertas no dashboard e no módulo de Relacionamento para facilitar a reativação.

O LTV é a soma de todos os valores de atendimentos concluídos registrados no sistema para aquele cliente. Ele é atualizado automaticamente a cada novo atendimento registrado ou excluído.

Sim. Na página do cliente existe o botão 'Arquivar'. O cliente arquivado não aparece na listagem principal, não fica disponível para novos agendamentos e não é contabilizado nas métricas ativas do dashboard. É possível restaurar a qualquer momento pela listagem de clientes arquivados.

A importação de clientes via CSV está disponível a partir do plano Profissional. Acesse 'Clientes' no menu lateral e clique em 'Importar'. O arquivo deve estar no formato CSV com colunas de nome, telefone e WhatsApp. Clientes com e-mail duplicado são ignorados para evitar duplicatas.

Não. Você pode cadastrar quantos clientes quiser, em qualquer plano, sem limite de quantidade.

A anamnese é um questionário de saúde preenchido para cada cliente — por exemplo: alergias a cosméticos, uso de medicamentos, doenças autoimunes, gravidez, diabetes. Em Configurações > Anamnese você define as perguntas (pode usar o conjunto padrão ou criar as suas). Na ficha de cada cliente, as respostas ficam registradas com checkboxes e podem ser atualizadas a qualquer momento. Perguntas removidas do template não somem do histórico — ficam marcadas como 'Removida' para preservar o registro.

Acesse 'Atendimentos' no menu lateral e clique em 'Novo atendimento'. Selecione o cliente, os procedimentos realizados (com valores), a data e observações. O atendimento é registrado no histórico do cliente e as métricas são atualizadas automaticamente.

Sim. Na página do atendimento é possível editar data, notas, adicionar ou remover procedimentos e ajustar valores. Cada edição recalcula automaticamente o total e as métricas do cliente.

No menu lateral, acesse 'Procedimentos'. Você pode cadastrar nome, categoria, preço sugerido e o intervalo ideal de retorno em dias — esse intervalo é usado para calcular o status de recorrência dos clientes que realizam o procedimento.

É o número de dias recomendado entre uma sessão e a próxima do mesmo procedimento. Por exemplo, se a limpeza de pele é recomendada a cada 30 dias, configurar esse intervalo faz com que o sistema classifique automaticamente o cliente como 'Pronto para retorno' quando se aproximar dos 30 dias após o último atendimento.

Sim. Em um único registro de atendimento você pode adicionar múltiplos procedimentos, cada um com seu valor individual. O total do atendimento é calculado automaticamente e todas as métricas do cliente são atualizadas com base no conjunto.

Acesse 'Clientes' no menu lateral e clique no nome do cliente. Na página de perfil do cliente você encontra o histórico completo de atendimentos, o LTV acumulado, o status de recorrência atual, o número de visitas e as informações de contato.

O módulo de Custos (disponível a partir do plano Profissional, R$ 59,90/mês) permite registrar todas as despesas operacionais da clínica: aluguel, energia, água, internet, folha de pagamento, marketing, materiais e outros. Os custos são usados nos relatórios de margem de lucro e no dashboard.

Sim. Ao cadastrar um custo você pode marcá-lo como recorrente (semanal, mensal ou anual). O sistema projeta o custo nos períodos seguintes automaticamente para que o relatório de margem seja mais preciso.

Sim. O dashboard e os relatórios mostram o lucro estimado como a diferença entre o faturamento total de atendimentos e os custos operacionais registrados no mesmo período.

O módulo de Produtos e Estoque está disponível a partir do plano Crescimento (R$ 79,90/mês) e acima.

Você cadastra os materiais usados na clínica (com custo unitário, unidade de medida, estoque atual e estoque mínimo). Ao registrar um atendimento com procedimentos vinculados a materiais, o estoque é deduzido automaticamente.

É a quantidade mínima de cada material que a clínica deve sempre ter disponível. Quando o estoque atinge ou fica abaixo desse número, o sistema gera um alerta no dashboard e exibe um indicador no menu lateral de Estoque.

Sim. No cadastro de cada procedimento é possível vincular os materiais utilizados e a quantidade consumida por sessão. Assim, ao registrar um atendimento, o EsteticFlow desconta automaticamente os materiais do estoque.

Sim. Com os materiais vinculados ao procedimento e seus custos cadastrados, o sistema calcula automaticamente a margem estimada de cada procedimento — diferença entre o preço cobrado e o custo dos materiais consumidos.

Os alertas inteligentes aparecem no dashboard para chamar atenção para situações que precisam de ação: clientes em risco, clientes prontos para retorno, custos acima de 45% do faturamento, margem de lucro saudável e materiais com estoque baixo. Eles são gerados automaticamente com base nos dados registrados.

Sim. O dashboard e os relatórios têm um filtro de período flexível: mês atual, mês anterior, últimos 30 dias, trimestre, semestre, ano, ou período personalizado com datas de início e fim.

Você pode definir metas mensais para: faturamento, número de atendimentos, novos clientes, clientes retornantes e lucro. O dashboard mostra o progresso de cada meta em tempo real com barras de progresso.

A IA usa um modelo de linguagem treinado com a base de conhecimento da sua clínica (procedimentos, preços, horários, políticas). Ao receber uma mensagem no WhatsApp conectado, ela interpreta a intenção (dúvida, agendamento, preço) e responde em tom natural, alinhado à identidade da sua clínica. Toda conversa fica registrada no histórico.

Sim. O AURA IA usa um número WhatsApp Business dedicado, provisionado automaticamente ao ativar o plano. Não é possível usar o mesmo número que você já usa pessoalmente — isso garante separação entre o canal automatizado e o contato pessoal.

Quando o cliente solicita falar com uma pessoa, demonstra intenção de compra complexa, ou a IA identifica que o pedido exige avaliação humana, a conversa é transferida automaticamente para a aba Atendimento do sistema. Você recebe uma notificação e pode assumir a conversa, respondendo manualmente pelo próprio EsteticFlow. A IA pausa naquele chat até você liberar novamente.

Sim. Em Atendimento > Configuração IA você edita a base de conhecimento: procedimentos oferecidos, valores, horários de funcionamento, políticas de cancelamento, forma de pagamento, localização, tom de voz. Quanto mais detalhada a base, mais precisa a IA fica.

Sim. Em Atendimento > Configuração você pode desligar a IA a qualquer momento. Enquanto desativada, as mensagens chegam no sistema mas não recebem resposta automática — você atende manualmente pela aba Atendimento.

Sim. A Aura faz o booking completo pelo WhatsApp: ao receber um pedido de agendamento, ela consulta os horários realmente disponíveis na sua agenda, sugere os melhores slots para o cliente, confirma o procedimento e cria o agendamento direto no EsteticFlow — sem você abrir o sistema. Tudo registrado em Atendimentos com histórico da conversa.

Sim. Todas as conversas ficam armazenadas na sua clínica com isolamento via Row Level Security no banco. Nenhuma outra clínica tem acesso. As mensagens são processadas por provedor de IA em conformidade com LGPD, sem retenção de dados para treinamento externo.

Acesse a aba Assinatura e selecione AURA IA. O Mercado Pago ajusta a cobrança recorrente. Ao confirmar, o sistema provisiona automaticamente a instância WhatsApp Business e abre o onboarding de conexão (QR Code). Todos os dados da clínica são preservados.

Apenas pelo que usou. Se você autorizar R$ 50,00 e a IA usar somente 120 mensagens extras (R$ 12,00), você paga R$ 12,00 — não R$ 50,00. O teto é apenas um limite de segurança para evitar surpresas.

Não. Toda virada de mês o contador reseta para 0/3.500 e a autorização de extras é limpa. Você começa o novo ciclo apenas com as 3.500 mensagens do plano. Se precisar de extras no novo mês, autorize novamente.

Sim. O widget de uso no cabeçalho da tela de Atendimento atualiza a cada 15 segundos automaticamente. Ele mostra: mensagens usadas do plano, percentual consumido, e (se autorização ativa) mensagens extras usadas e valor em R$ gasto até o momento.

Não. O sistema bloqueia automaticamente mensagens vindas de grupos e newsletters — a IA não processa nem responde esses canais. Isso evita consumo indevido de mensagens e previne conversas fora de contexto clínico.

Sim. Na lista de conversas, passe o mouse sobre o item e clique no ícone de lixeira. Ou abra a conversa e use o botão 'Apagar' no rodapé. A exclusão remove permanentemente a conversa e todas as mensagens associadas. Um diálogo de confirmação evita apagar por acidente.

As conversas ficam armazenadas indefinidamente enquanto sua assinatura estiver ativa. Se você cancelar o plano, os dados permanecem por 30 dias antes de entrar em rotina de exclusão, permitindo reativação sem perda de histórico.

O status da instância de WhatsApp é monitorado. Se a conexão cair (celular sem bateria, número banido, QR Code expirado), o sistema detecta e exibe um aviso. Você precisa reabrir o QR Code em Atendimento > Configuração > Conexão e escanear novamente pelo WhatsApp.

Sim. Em caso de problema persistente (instância corrompida, número bloqueado, mudança de número), a equipe técnica pode executar um reset completo da integração via painel interno. O reset apaga a instância e limpa as conversas locais — após isso, você refaz o onboarding escaneando um novo QR Code.

Não é recomendado. A IA responde automaticamente a qualquer mensagem recebida, então misturar uso pessoal e automatizado causa confusão. O plano AURA IA inclui um número WhatsApp Business dedicado. Se você já tem um número corporativo separado que quer usar, existe a opção de vínculo manual na tela de onboarding (requer configuração técnica).

O módulo de Relacionamento (disponível a partir do plano Crescimento, R$ 79,90/mês) lista automaticamente os clientes que estão prontos para retorno, em risco ou inativos — e oferece mensagens-modelo prontas para envio via WhatsApp. Você escolhe o cliente, copia ou personaliza a mensagem e envia pelo seu próprio WhatsApp.

Sim — o WhatsApp Automático está em todos os planos e dispara confirmações, lembretes 24h, pós-procedimento, recovery de 6 meses, aniversariante com cupom, reposição de produto e drip campaigns multi-step. O módulo de Relacionamento complementa com listas segmentadas (em risco, prontos pra retornar, inativos) para campanhas pontuais que você ajusta antes de enviar.

Sim. Em Configurações > Templates de mensagem você pode editar os textos-padrão para cada situação (pronto para retorno, em risco, inativo). Os templates suportam a variável {{client_name}} que é substituída automaticamente pelo nome do cliente.

O sistema exibe os clientes classificados como 'Pronto para retorno', 'Em risco' ou 'Inativo' — ordenados pelo tempo desde a última visita. A classificação é calculada com base no intervalo ideal de retorno do procedimento realizado e nas configurações de recorrência da clínica.

A Comunidade é um fórum exclusivo para proprietárias e gestoras de clínicas de estética que usam o EsteticFlow. É um espaço para trocar experiências, tirar dúvidas, compartilhar dicas de gestão e aprender com outras profissionais da área.

Qualquer usuária ativa do EsteticFlow pode participar, independentemente do plano contratado. O acesso está disponível no menu lateral em 'Comunidade'.

Acesse 'Comunidade' no menu lateral e clique em 'Novo tópico'. Escolha uma categoria, escreva o título e o conteúdo da sua publicação e envie. O tópico ficará em análise até ser aprovado pela moderação.

Sim. Nos tópicos aprovados você pode ler e responder livremente. As respostas também seguem as mesmas diretrizes da comunidade.

O Canal Direto é um canal de comunicação privado entre você e a equipe do EsteticFlow, integrado diretamente na plataforma. Você pode enviar dúvidas, reportar problemas, dar sugestões de melhorias ou pedir orientações sobre o uso do sistema — tudo sem sair do EsteticFlow.

Clique em 'Canal Direto' no menu lateral. A tela exibe o histórico das suas mensagens com a equipe e um campo para enviar novas mensagens.

Atendemos em dias úteis com resposta em até 24 horas. Em períodos de alta demanda o prazo pode ser de até 48 horas.

O Canal Direto é integrado ao sistema e mantém todo o histórico de conversas organizado por contexto. O e-mail de suporte é uma alternativa para quem ainda não tem acesso à plataforma (ex.: antes de criar a conta) ou para relatos de segurança que exigem confidencialidade.

Sim. O Canal Direto está disponível para todas as usuárias ativas, independentemente do plano contratado.

Acesse 'Configurações' no menu lateral. Você pode editar o nome da clínica e as configurações de recorrência (janela de retorno, margem de risco, dias para inatividade).

Sim. O EsteticFlow suporta modo claro e escuro. O botão de alternância de tema fica disponível na topbar (cabeçalho) e na base do menu lateral. A preferência é salva localmente no navegador.

O atalho Ctrl + K (ou Cmd + K no Mac) abre o Command Center — uma paleta de comandos rápidos para navegar entre telas, criar agendamentos, cadastrar clientes e acessar qualquer módulo sem usar o mouse.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) é o conjunto de normas de segurança exigido pelas principais bandeiras de cartão do mundo. O Nível 1 é o mais rigoroso e exige auditoria anual por empresa especializada independente. O Mercado Pago, responsável por todos os pagamentos do EsteticFlow, é certificado PCI DSS Nível 1 desde 2010.

Em qualquer evento de encerramento, notificaremos todos os usuários ativos com antecedência mínima de 30 dias e disponibilizaremos um mecanismo de exportação dos dados da clínica em formato aberto. Seus dados nunca serão retidos indevidamente.

Sim. Ao criar o agendamento, escolha a frequência e quantas sessões. O sistema cria todas de uma vez com a mesma cliente e procedimento. Ideal para pacotes de drenagem, massagem e tratamentos contínuos.

Sim. Na ficha do cliente há uma galeria para enviar fotos direto pelo celular (abre a câmera) ou da galeria. As imagens são comprimidas automaticamente para ~250KB, economizando dados e armazenamento, mas mantendo a nitidez necessária para documentar a evolução.

Sim. Todo dia 1 de cada mês, às 9h da manhã (horário de Brasília), enviamos automaticamente um resumo visual com faturamento, custos, lucro real, número de atendimentos, clientes novos e os 5 procedimentos mais lucrativos do mês anterior.

Sim, a partir do plano Controle Total. Vá em Configurações → Equipe e convide por e-mail. Você define o cargo (Administradora, Profissional ou Visualização) e, se estiver no plano AURA, escolhe se o novo membro pode usar a IA — por padrão fica desativado e só você libera.

Sim, em todos os planos via WhatsApp Automático. 24 horas antes de cada agendamento, enviamos automaticamente uma mensagem no WhatsApp da cliente lembrando dia, hora e procedimento — basta ter o número conectado por QR Code. Reduz faltas drasticamente sem você mexer no celular.

Sim, em qualquer plano. Em Configurações → Exportar dados você baixa CSV de clientes, atendimentos, procedimentos, custos, produtos e agendamentos. É seu direito legal de portabilidade (LGPD) e também serve como backup.

Sim. Pressione Ctrl+K (Windows) ou ⌘+K (Mac) de qualquer tela para abrir o menu de comandos: busca rápida por rotas, ações (novo cliente, novo agendamento etc) e atalhos de sessão.

Parcialmente. O sistema é PWA (progressive web app), então você pode instalar como aplicativo no celular e as páginas já acessadas ficam disponíveis mesmo sem internet (ex: consultar a agenda do dia em sala sem sinal). Ao reconectar, tudo sincroniza normalmente. Criação e edição de dados exigem internet ativa.

Não no plano grátis e nos planos pagos comuns — basta conectar seu número via QR Code (uma única vez). Apenas o Aura provisiona um WhatsApp Business dedicado porque a IA precisa de canal isolado para responder 24/7 sem interferir no seu uso pessoal.

Sim. Após receber via Pix manual ou Mercado Pago dynamic QR, o sistema gera automaticamente um comprovante visual em PNG (com logo da clínica, nome do cliente, valor e data) e disponibiliza para envio via WhatsApp em um clique.

Cada mensagem automática inclui rodapé curto explicando como sair. Se o cliente responder com uma keyword de opt-out (PARAR, SAIR, NAO RECEBER), o sistema marca o número e nunca mais envia mensagens automáticas para ele — você ainda pode mandar mensagens individuais manualmente. Tudo registrado para conformidade com a LGPD.

Sim. Cada clínica define seu fuso (Configurações > Fuso horário) e o sistema converte automaticamente para UTC ao salvar e para o fuso local ao exibir. A integração com o Google Agenda envia o fuso explícito em cada evento, então a hora aparece correta para clientes em qualquer região do Brasil.

Sim. Em Configurações > Google Agenda há o botão 'Desconectar'. Os tokens são removidos do sistema, o canal de webhook é fechado e os eventos já sincronizados permanecem no Google Agenda — apenas a sincronia futura é interrompida.

Sim. O sistema é PWA (Progressive Web App): no celular, abra no Chrome ou Safari e use a opção 'Adicionar à tela inicial'. Vira ícone, abre em tela cheia e funciona offline para consulta. Não precisa baixar nada de loja de app.

Para anamnese, termos de consentimento e contratos, o sistema gera links únicos enviáveis via WhatsApp. O cliente abre, lê o documento, assina digitalmente no celular (com captura do traço, IP e timestamp) e o documento assinado fica armazenado na ficha do cliente — em conformidade com a LGPD.

Duas formas: (1) Pix manual — cadastre sua chave Pix em Configurações e o sistema gera QR estático automaticamente em recibos e atendimentos; (2) Mercado Pago dynamic QR — gera QR dinâmico com confirmação automática do pagamento via webhook, atualizando o status do atendimento sozinho. Os comprovantes saem em PNG prontos para enviar via WhatsApp.